一、系统背景

近年来，我国档案事业取得了长足的发展，档案事业的规模扩大了，数量也逐日增多，档案的种类日趋多样化，信息量迅速膨胀。但传统档案管理手段与技术所导致的问题日益突显：

(一)传统手工档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长

(二)档案存放次序较易被打乱，查找困难

(三)档案种类庞杂，查阅耗时长

(四)档案的盘点操作不科学，大多停留在档案盒的盘点上

(五)对失效档案的管理滞后，形成大量冗余档案，增加管理负荷和成本。

鉴于这种现状，档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。作为新一代物料跟踪与信息识别的RFID(无线射频识别技术)技术的快速发展给档案管理的自动化、智能化带来了可能性，具有其他方式无可比拟的优越性。

二、 RFID技术简介

RFID(Radio Frequency Identification)，即无线射频识别，是兴起于20世纪90年代的一项自动识别技术。一个典型的RFID系统由射频电子标签、读写器或阅读器以及天线三部分构成。它集编码、载体、识别与通讯等多种技术于一体的综合技术，主要原理是利用无线电波对一种标记媒体进行读写、识别的过程，非接触性是它明显特征。在实际应用中，读写器将特定格式的数据写入RFID标签，然后将标签附着在待识别物体的表面。读写器亦可无接触地读取并识别电子标签中所保存的电子数据，从而实现对物体识别信息的远距离、无接触式采集、无线传输等功能。

三、 系统概述

睿丰德档案库房管理系统由睿丰德科技公司开发，专门为各行业档案库房管理工作而设计的管理系统。其硬件外形设计精美，坚固耐用，有很高的实用性;软件操作直观、简洁。大规模集成电路和贴片生产方式确保了产品的可靠品质。档案库房管理系统自投放市场以来，以其简单的使用方法，准确的计算结果，受到了用户的一致好评，并以其运行的安全性、技术的先进性，受到了专业人员的肯定，更以其方便准确的查询功能受到了企业领导的赞赏。

使用该系统可以提高档案库房管理、查询、借阅、盘点等工作效率，大大降低了人工成本和时间成本，提高了查阅效率，完善了借阅管理。

整个系统由手持盘点终端、发卡机、rfid读卡器、RFID资产标签及相关软件组成。系统以计算机为控制中心，高性能的硬件设备为基础，整个配置具有高安全性、可靠性。通过RFID自动识别射频技术与传统的资产标签进行整合，有效的使用智能化信息产品进行档案库房管理。

四、 系统优势

■ 非接触式数据采集

■ 快速扫描，且一次性数据处理量大

■ 标签信息容量大，使用寿命长，可重复使用

■ 数据安全性高

■ 标签耐用性好

■ 标签体积小型化、形状多样化

■ 标签可重复使用

■ 穿透性和无屏障阅读

■ 标签具有EAS防盗功能

五、 系统组成

一套基于RFID技术的档案管理自动化管理系统，其主要由RFID数据管理系统和档案管理信息系统组成。

1.RFID数据管理系统

该系统由中心数据库和终端管理器组成，是系统的数据存取中心与信息输入输出终端。终端管理器包括读写器与手持式阅读器，是中心数据库获取信息与输出信息的重要端口。读写器的作用是负责将数据库中的信息写入标签或是将标签中的信息导入数据库;手持式阅读器是管理员进行现场信息采集与通讯的硬件，管理员将采集到的数据导入至中心数据库，进而为档案管理信息系统各功能的使用提供数据支持。

2.档案管理信息系统

该系统由储位管理子系统、查询管理子系统、销毁管理子系统和安全管理子系统构成。其中储位管理子系统又由储位自动识别模块和档案自动识别模块组成，而安全管理子系统包括监控模块和警报模块。

　　具体系统如下：

　　储位管理子系统

　　查询管理子系统

　　销毁管理子系统

　　安全管理子系统

综上所述，RFID数据管理系统与档案管理信息系统通过系统接口实现系统间的对接，由RFID数据管理系统实现档案数据的收集、储存、读写电子标签;档案管理信息系统实现对档案信息的应用与管理。同时，可对系统用户设置不同权限，以实现对用户的安全性管理。

六、 系统功能

1. 档案入馆

新的档案入馆前，首先要根据档案的类别、年份和密级等相关信息对新建档案进行编目，并通过终端管理器写入RFID标签，生成的电子标签数据被传送到中心数据馆里以备系统其他模块调用。

 入馆时，档案管理信息系统的储位管理子系统发出入馆指令，然后读取要入馆的档案盒信息，然后储位自动识别模块与档案自动识别模块进行档案盒信息匹配，匹配后由储位自动识别模块分配该档案盒的存放储位，确认无误后，管理员发出入馆确认信息，确认信息通过计算机总线传递至该档案架，储位指示灯亮起，管理人员将档案盒放至指示灯所指示的储位，按下储位上的确认按钮，指示灯熄灭，确认信号反馈回管理系统，入馆结束。全部档案入馆完毕后，在查询管理子系统中可对已入馆的档案信息进行查询，从而实现对档案的可视化、动态化管理。 

2. 查阅

在查询相关档案时，管理员首先通过查询管理子系统查阅档案的编目号，系统将根据编目号提取中心数据馆里所储存的数据信息，核对无误后发出出馆指令，储位管理子系统中的档案自动识别模块将根据编目号映射其储位编号，找到该档案所存放的物理位置。管理员发出出馆指令，储位指示灯亮起。当档案经过出馆口时，出馆口的RFID阅读器将读取档案信息反馈给管理系统，管理人员再次确认所查档案与所出馆档案一致后确定出馆。此时，系统将记录下档案的出馆时间信息。如若反馈信息与查询信息不一致，监控模块将向警报模块发出异常警报。

3. 归还

档案归还时，管理员使用RFID读写器读出档案，检查借阅人的信息、借阅时间是否超期，确认被借阅的档案数据是否与RFID标签中的信息相同。这个过程如果如果有问题，系统会进入相应的处理模块进行处理，没问题则根据RFID档案位置信息送回相应的位置。

4. 盘点

由于RFID的使用，盘点档案变成一项简单快速的工作：由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令，RFID阅读器立即获取对档案的相关信息以及相应的储位信息，并自动返回所收集的信息与中心数据馆中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息，由管理人员持手持式阅读器进行现场核对，修改系统信息或现场信息，从而完成档案盘点。

5. 防盗管理 

所有馆藏档案均处于阅读器的读取范围中。当档案被取出时，由出馆口的RFID阅读器捕捉档案信息，并与出馆指令信息进行核对，如果档案是未经档案管理信息系统发出出馆指令而异常离开馆位，监控模块会激活警报模块发出异常情况警报。

6. 定位查询

当需要查询A档案的位置时，管理员在查询管理界面中输入该档案信息，如：档案名称、档案编号等信息，点击搜索后将提取数据馆中所有类似信息的档案，并找到A档案。查看A档案使用记录，获得A档案所在位置。若管理员在现场未发现A档案，则通过区域盘点或者全馆盘点，获取A档案的实时位置，并修改系统信息。

7. 授权

当借阅者需要借阅的档案涉及到保密级别是在中高级机密或者是高度机密的情况下。借阅者需要先得到相关部门的授权，当相关部门将授权指示与借阅者的信息一并发送到服务器中；档案馆服务器得到相关指示后，会自动将该机密文件的电子安全保护识别更改为可借阅模式，并登记可借阅者的身份。

七、 硬件产品应用方案

档案管理系统由电子标签、读写设备和天线、防盗门、档案管理后台服务器等组成。

1. 标签选型及设计

1) 标签信息项的设定

档案标签上储存的信息项包括：档案类别、档案名称、档案编号、档案密级、入馆时间、保存期限、档案内容摘要等。

馆位标签上采用抗金属标签，储存的信息项包括：储位类型、储位编号、存放的档案编号区间及数量。

2) 标签的制作

标签通过RFID标签打印机在上面打印信息，贴在客户要求的位置。

3) 标签安装

在档案标签中，将电子标签封成卡状或不干胶纸质，贴于每个档案盒或档案文件上。档案盒采用塑料或纸质材质，利于RFID标签的粘贴与取下，同时盒体不易损伤可循环使用从而降低储存成本。考虑到防湿、防潮需求，可在盒内放置少量干燥剂。

2. RFID读写设备和天线

安装在档案柜上，实现柜上档案实时盘点扫描，达到柜上所有档案的在线监控定位。

3. 防盗门

 负责档案防盗，若档案是未经档案管理信息系统发出出馆指令而异常离开馆位，监控模块会激活警报模块发出异常情况警报。

想了解更多关于RFID技术在各行各业的应用，请点击浏览：广州睿丰德信息科技有限公司；

快速了解更多的详情资讯，请立即拨打号码:

020-29010488（睿丰德）

18102568586（田生）