一、概述

人们总是希望在需要一份资料的时候，能快速的查找到它，但在档案管理馆、企事业单位档案管理处，经常可以看到管理人员为找到需要的资料焦急而忙碌。长久以来这个问题一直使档案资料管理人员费劲了脑筋。目前国内档案馆主要运用档号和条形码标记形式用于内部的排架和定位。在实物档案的物流过程中，起着重要作用的是档号和条形码。传统的档案管理方式存在档案数量冗余、查询、盘点困难、处理时间长等低效率现象，而信息技术手段的应用则是解决问题的关键。RFID技术的引入将彻底改变人们对档案管理活动的认识。

北京睿丰德智能科技有限公司通过对当前档案管理中存在的问题进行分析，设计出一套基于RFID技术的档案管理自动化系统，并就该系统的功能模块架构与管理业务流程进行阐述，以期在档案自动化、智能化管理方面做出有改善。

二、档案管理的现状与问题

近年来，我国档案事业取得了长足的发展，档案事业的规模扩大了，数量也逐日增多，档案的种类日趋多样化，信息量迅速膨胀。但传统档案管理手段与技术所导致的问题日益突显： 

1.档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长

传统方式下，档案入馆后先需进行分类、排序，并去装钉，然后由人工撰写档案盒的相关信息，最后手工抄写档案目录，并将目录连同档案一起封装入档案盒内。这种操作方式耗费大量活劳动和时间，导致较多档案入馆后被长期堆放、一隅得不到及时整理归档。此外，档案编目与档案盒誊写多为简单、重复性劳动，手工处理方式使得整个流程既繁琐又低效。 

2.档案存放次序较易被打乱

虽然档案一般都分类存放，但是在档案存取过程中，由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，造成档案存放无序，查找困难。 

3.档案查阅耗时长

随着档案规模与种类越来越庞大，要查找某一档案时，先由管理员找到存放该类型档案的档案架，再根据档案的编目信息在档案架的每一格进行查找。一旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置，查找起来就好比海底捞针，需要将所有的档案筛选一遍。 

4.档案的盘点操作不科学

由于档案数量众多，且档案材料都封装在档案盒内，因此在盘点档案时一般只清点档案盒的数量。但在每个档案盒内存放的档案种类、数量均不相同，这种盘点方式并不能真正反映档案储存的真实信息。如果要拆开每个档案盒进行盘点，那将是一项十分庞大的工程。 

5.对失效档案的管理滞后

有效期限是档案价值体现的重要标志之一。因此，超过有效期限的档案是没有任何价值的，需要经常性销毁以减少对档案库存资源的占用。但是，由于传统管理模式下档案盘点工作的困难，管理人员对档案的储存时间信息掌握很不准切，使得失效档案不能被及时发现和处理。因此，很多已过保存期限的旧档案仍然和有效档案一起储存在货架上，形成大量冗余档案，给档案管理工作带来额外负荷和成本。

鉴于这种现状，档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。作为新一代物料跟踪与信息识别的RFID（无线射频识别技术）技术的快速发展给档案管理的自动化、智能化带来了可能性，具有其他方式无可比拟的优越性。 

三、RFID技术档案管理优点

非接触式数据采集。RFID技术极大地增强了管理者对库区存储物品的信息收集、交换与跟踪能力。管理者无需打开档案盒，只需将粘有RFID标签的档案盒在阅读器前经过，就可以在电脑屏幕上显示出盒内档案的具体名目、数量、档案摘要等信息，缩减了管理者的作业环节，提高了作业效率，从而有助于管理者实施库存档案的动态化管理。

1.快速扫描，且一次性数据处理量大。

RFID读写器可以同时从多个射频标签中快速读取包括货位信息、档案内容摘要信息等多项相关数据信息。如一些读写器可以每秒读取200个标签的数据，这比传统扫描方式要快超过100倍。

2.标签信息容量大，使用寿命长，可重复使用。

和传统的条形码、磁卡等数据存储介质相比，RFID标签可存储的数据量大大增加，可达1K甚至更大的容量；标签的内容可以反复被擦写,而不会损害标签的功能，从而可实现标签的重复使用。

3.安全性高。

标签的数据存取具有密码保护，识别码独一无二，无法仿造，这种高度安全性的保护措施使得标签上的数据不易被伪造和篡改。

4.抗污染性能强和耐久性。

传统条形码的载体是纸张，因此容易受到污染，但 RFID对水、油和化学药品等物质具有很强抵抗性。此外，由于条形码是附于塑料袋或外包装纸箱上，所以特别容易受到折损； RFID卷标是将数据存在芯片中，因此可以免受污损。

5.体积小型化、形状多样化。

RFID在读取上并不受尺寸大小与形状限制，不需为了读取精确度而配合纸张的固定尺寸和印刷品质。此外， RFID标签更可往小型化与多样形态发展，以应用于不同档案。

6.可重复使用。

现今的条形码印刷上去之后就无法更改， RFID标签则可以重复地新增、修改、删除RFID卷标内储存的数据，方便信息的更新。

7.穿透性和无屏障阅读。

在被覆盖的情况下， RFID能够穿透纸张、木材和塑料等非金属或非透明的材质，并能够进行穿透性通信。而条形码扫描机必须在近距离而且没有物体阻挡的情况下，才可以辨读条形码。

8.标签具有EAS防盗功能。

配合门型通道天线，可以很好的防止档案丢失，实现非法取走报警功能。

四、 RFID档案管理系统功能

1.档案入馆

新的档案入馆前，首先要根据档案的类别、年份和密级等相关信息对新建档案进行编目，并通过终端管理器写入RFID标签，生成的电子标签数据被传送到中心数据馆里以备系统其他模块调用。

入馆时，档案管理信息系统的储位管理子系统发出入馆指令，然后读取要入馆的档案盒信息，然后储位自动识别模块与档案自动识别模块进行档案盒信息匹配，匹配后由储位自动识别模块分配该档案盒的存放储位，确认无误后，管理员发出入馆确认信息，确认信息通过计算机总线传递至该档案架，储位指示灯亮起，管理人员将档案盒放至指示灯所指示的储位，按下储位上的确认按钮，指示灯熄灭，确认信号反馈回管理系统，入馆结束。全部档案入馆完毕后，在查询管理子系统中可对已入馆的档案信息进行查询，从而实现对档案的可视化、动态化管理。 

2.查阅

在查询相关档案时，管理员首先通过查询管理子系统查阅档案的编目号，系统将根据编目号提取中心数据馆里所储存的数据信息，核对无误后发出出馆指令，储位管理子系统中的档案自动识别模块将根据编目号映射其储位编号，找到该档案所存放的物理位置。管理员发出出馆指令，储位指示灯亮起。当档案经过出馆口时，出馆口的RFID阅读器将读取档案信息反馈给管理系统，管理人员再次确认所查档案与所出馆档案一致后确定出馆。此时，系统将记录下档案的出馆时间信息。如若反馈信息与查询信息不一致，监控模块将向警报模块发出异常警报。

3.归还

    档案归还时，管理员使用RFID读写器读出档案，检查借阅人的信息、借阅时间是否超期，确认被借阅的档案数据是否与RFID标签中的信息相同。这个过程如果如果有问题，系统会进入相应的处理模块进行处理，没问题则根据RFID档案位置信息送回相应的位置。

4.盘点 

由于RFID的使用，盘点档案变成一项简单快速的工作：由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令，RFID阅读器立即获取对档案的相关信息以及相应的储位信息，并自动返回所收集的信息与中心数据馆中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息，由管理人员持手持式阅读器进行现场核对，修改系统信息或现场信息，从而完成档案盘点。

五、RFID仓储管理系统商业价值

广州睿丰德信息科技有限公司作为一体化软硬件集成商，在企业RFID实施的过程中，可以从专业咨询的角度出发，辅助企业完成RFID技术应用过程，给企业带来如下收益：

l 专业客观的可行性分析，保护企业投资；

l 从企业档案业务须其出发，确保RFID技术应用切实改善企业的运作效率；

l 辅助企业规划，为RFID技术应用的实施使用奠定基础；

l 实现RFID系统与现有信息系统的无缝结合，实现数据共享与整合，确保企业物流业务处理的连贯顺畅，增强RFID的应用效果。  

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