一、系统背景

随着我国人口和经济的快速发展，我国档案事业的规模越来越大，档案数量也逐日增多，种类日趋多样化，信息量迅速膨胀。为了提高档案查找的效率，让人们在众多的档案中进行快速查找，因此档案馆管理的信息化迫切需要一种更先进、更完善的自动化管理系统解决方案。在这种背景下基于射频识别技术的档案管理系统便应运而生。

二、系统组成

档案管理系统由读写设备和天线、手持机盘点设备、UHF电子标签、档案管理后台服务器、中间件等组成。

三、系统工作流程

1、档案入馆

新的档案入馆前，首先要根据档案的类别、年份和密级等相关信息对新建档案进行编目，并通过终端管理器写入RFID标签，生成的电子标签数据被传送到中心数据馆里以备系统其他模块调用。

入馆时，档案管理信息系统的储位管理子系统发出入馆指令，然后读取要入馆的档案盒信息，然后储位自动识别模块与档案自动识别模块进行档案盒信息匹配，匹配后由储位自动识别模块分配该档案盒的存放储位，确认无误后，管理员发出入馆确认信息，确认信息通过计算机总线传递至该档案架，储位指示灯亮起，管理人员将档案盒放至指示灯所指示的储位，按下储位上的确认按钮，指示灯熄灭，确认信号反馈回管理系统，入馆结束。全部档案入馆完毕后，在查询管理子系统中可对已入馆的档案信息进行查询，从而实现对档案的可视化、动态化管理。 

2、统计查询

3、借阅

在借阅相关档案时，管理员首先通过查询管理子系统查阅档案的编目号，系统将根据编目号提取中心数据馆里所储存的数据信息，核对无误后发出出馆指令，储位管理子系统中的档案自动识别模块将根据编目号映射其储位编号，找到该档案所存放的物理位置。管理员发出出馆指令，储位指示灯亮起。当档案经过出馆口时，出馆口的RFID阅读器将读取档案信息反馈给管理系统，管理人员再次确认所查档案与所出馆档案一致后确定出馆。此时，系统将记录下档案的出馆时间信息。如若反馈信息与查询信息不一致，监控模块将向警报模块发出异常警报。

4、归还

档案归还时，管理员使用RFID读写器读出档案，检查借阅人的信息、借阅时间是否超期，确认被借阅的档案数据是否与RFID标签中的信息相同。这个过程如果如果有问题，系统会进入相应的处理模块进行处理，没问题则根据RFID档案位置信息送回相应的位置。

5、盘点

由于RFID的使用，盘点档案变成一项简单快速的工作：由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令，RFID阅读器立即获取对档案的相关信息以及相应的储位信息，并自动返回所收集的信息与中心数据馆中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息，由管理人员持手持机进行现场核对，修改系统信息或现场信息，从而完成档案盘点。

6、数据处理

四、系统优点

● 实现纸质档案、图片档案、声像档案等管理的自动化，实现档案的跟踪，便于分类，避免人工错误;

● 精确检查档案文件,确保档案文件有微小变化都能准确记录报警。为档案保管、安全借阅提供有力保障;

● 加速盘点作业;

● 容易寻找不在架上或归错架位的档案;

● 精确测量档案借出和归还时的变化,有效标记档案安全情况;

● 取消手工管理和统计，使数据及时、准确、提高工作效率;

● 提高档案、资料、图书、馆藏品、文物、票据、重要凭证、资产管理的管理水平和档次，提高服务质量;

● 提供及时、准确的借阅量和查询量数据，以便各项决策;

● 形成档案、资料、图书、馆藏品、文物、票据、重要凭证、资产管理的全面可视化、电子化、专业化和数字化

五、系统拓扑图